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如何更好的控制企業采購成本_精益管理大師_3A精益管理顧問

  隨著市場競爭的加劇和企業成本意識的增強,企業的采購工作越來越被經營管理者重視,甚至把采購工作作為降低成本的中心環節,有的企業已經把采購管理提到戰略的高度上,并將采購作業放在整個產業鏈、供應鏈中去考慮。因而采購員的工作并不僅僅是從事簡單的購買活動,而是更多的在從事成本控制、信息收集以及參與到產品的開發、設計與企業的經濟效益上來。所以作為合格的采購員,必須是信息員,一名談判者、一個生意人和一位后勤供應專家;合格的采購員必須有較高的分析能力、預測能力、表達能力;必須積累一定的工作經驗,擁有一定的關系網絡;必須掌握相關的知識和業務能力。

一、什么是采購成本控制

采購成本=取得成本(貨物單價)+得到貨物的成本(物流費用、采購管理費)+得到后的成本(倉庫、保養物品費用)。

采購成本控制是指對與采購原材料部件相關的物流費用的控制,包括采購訂單費用、采購計劃制訂人員的管理費用、采購人員管理費用等。

二、影響采購的因素

1、市場行情,比較各個階段貨物的價格,同類物品的價格;

2、供應商的成本,通過貨品的材料成本、人工成本等估算貨品大概的成本;

3、供應商的定價方法;

三、采購中如何有效控制成本

1、 制定采購預算與估計成本

  制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活動的一個方面,也是組織政策的一種延伸,還是一種控制機制,起著一種比較標準的作用。

  制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測,是對整個項目資金的一種理性的規劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發,還同時建立了一個資金的使用標準,以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制,確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束,能提高項目資金的使用效率,優化項目采購管理中資源的調配,查找資金使用過程中的一些例外情況,有效地控制項目資金的流向和流量,從而達到控制項目采購成本的目的。

2、供應商的選擇

  供應商是項目采購管理中的一個重要組成部分,項目采購時應該本著“公平競爭”的原則,給所有符合條件的承包商提供均等的機會,一方面體現市場經濟運行的規則,另一方面也能對采購成本有所控制,提高項目實施的質量。因此,在供應商的選擇方面應注意兩方面問題。

(1)選擇供應商的數

  在進行供應商數量的選擇時既要避免單一貨源,尋求多家供應,同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足,以獲取供應商的優惠政策,降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應的質量,又能有力的控制采購支出。一般來說,供應商的數量以3-4家為宜。

(2)選擇供應商的方式

  選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購,4種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格,幫助采購方以最低的價格取得符合要求的工程或貨物;并且多種招標方式的合理組合使用,也有助于提高采購效率和質量,從而有利于控制采購成本。

3、采購環境的利用

  項目的外部環境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的影響,外部環境包括宏觀環境和微觀環境。在符合微觀環境原則的前提下,一個好的項目采購策略應當充分利用外部市場環境為項目整體帶來利益。

  充分利用采購環境的一個重要內容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關項目所需要的貨物及服務的多方面市場信息。這就要求項目組織建立有關的市場信息機制,以達到有效利用采購環境的目的,良好的市場信息機制包括以下內容:

(1)建立重要貨物供應商信息的數據庫

(2)建立同一類貨物的價格目錄,以便采購者能進行比較和選擇

(3)對市場情況進行分析和研究

4、供應商的管理

  基于長期的降低采購成本的理念,在項目的采購管理中應該貫穿“供應商管理”的思想,也即是把對供應商的管理納人項目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應和質量保證,又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優勢,對降低項目采購中的成本有很大的好處。

(1)與供應商建立直接的戰略伙伴關系

(2)對供應商行為進行績效管理

5、針對全流程控制總成本

  在探討項目采購管理中降低成本的問題時,應該確立采購全流程成本的概念,應該關注的是整個項目采購流程中的成本降低,是對總成本的控制,而不是單一的針對采購貨物或服務的價格。

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